Смарт-процессы в Битрикс24: когда CRM-сделки уже не подходят
Не каждый процесс компании является продажей. Согласование договора, заявка на закупку, выдача оборудования, обработка рекламации или запуск нового сотрудника могут иметь свои стадии, поля, ответственных и автоматизацию. Пытаться хранить всё это в сделках неудобно: CRM начинает смешивать продажи с внутренними задачами.
Для таких сценариев в Битрикс24 используются смарт-процессы — отдельные сущности со своими карточками и стадиями.
Когда стоит задуматься о смарт-процессе
- процесс имеет понятные этапы, но не является продажей;
- нужно хранить отдельный набор полей;
- требуются роботы, уведомления и автоматические задачи;
- процесс должен быть связан с компанией, контактом или сделкой;
- важно видеть историю и ответственного по каждой записи.
Пример: согласование договора
Вместо создания технической сделки можно завести отдельный процесс со стадиями «Подготовка», «Юрист», «Согласование клиента», «Подписан». Карточка хранит тип договора, сумму, файл, дату окончания и ответственных. Роботы создают задачи и уведомляют участников при переходе между стадиями.
Не переносите хаос в новую сущность
Смарт-процесс не решит проблему, если этапы не определены. До настройки нужно описать реальный маршрут записи: кто создаёт, кто проверяет, какие данные обязательны и где процесс заканчивается.
Связи с CRM
Сильная сторона смарт-процессов — возможность связывать внутреннюю сущность с клиентом или продажей. Например, рекламация относится к конкретному контакту и сделке, но при этом живёт в отдельном процессе и не засоряет основную воронку продаж.
Роботы и автоматизация
На стадиях можно автоматически назначать ответственных, создавать задачи, отправлять уведомления и менять поля. Принцип тот же, что и в CRM, поэтому полезно придерживаться общих правил: не создавать десятки роботов без документации и контролировать исключения.
Базовые подходы к автоматизации разобраны в статье про роботов и бизнес-процессы Битрикс24.
Смарт-процесс нужен не для того, чтобы создать ещё одну сущность, а чтобы отделить самостоятельный бизнес-процесс от продаж и сделать его управляемым.
Как запускать
- Опишите процесс на бумаге или схеме.
- Определите стадии и результат каждой стадии.
- Составьте минимальный набор полей.
- Настройте права доступа.
- Добавьте только нужные роботы.
- Протестируйте несколько реальных кейсов.
Проектирование смарт-процессов и их связей с CRM можно выполнить при настройке Битрикс24 под процессы компании.